法定帳簿、正しく管理できていますか？記載事項、保存期間などを解説

労働基準法に基づき、使用者には一定の帳簿を作成する義務が課されています。これらのうち、代表的な4つの帳簿は、法定帳簿と呼ばれています。

このページでは法定帳簿について、それぞれの記載事項や様式の考え方、保存期間など、実務上押さえておきたいポイントを分かりやすく解説します。

法定帳簿の種類

法定帳簿には以下の４つが含まれます。

1. 労働者名簿
2. 賃金台帳
3. 出勤簿
4. 年次有給休暇取得管理簿

法定帳簿は、人事・労務に関する基本的な情報を整理・集約した重要な帳簿です。適切に作成・保存することで、従業員の状況把握や労務管理の基礎資料として活用できるほか、行政からの指導等にも円滑に対応しやすくなります。

労働者名簿

労働者名簿とは

労働者名簿とは、労働者ごとに、氏名や雇入れ・退職に関する情報などを記載した名簿をいいます。
労働基準法第107条により、使用者は各事業場ごとに、すべての労働者について労働者名簿を作成し、その内容に変更が生じた場合には、遅滞なく訂正することが求められています。

労働者名簿は、事業の種類や規模（従業員数）にかかわらず、また、正社員・パート・アルバイトなどの雇用形態を問わず、すべての労働者について作成する義務があります。なお、日雇労働者については、労働者名簿を作成する義務はありません。

労働者名簿の記載事項

労働者名簿は、労働基準法によって、その記載内容が定められています。労働者名簿に記載すべき内容は、次の通りです。

労働者名簿の様式

労働者名簿の様式としては、厚生労働省のウェブサイトでは労働者名簿のひな形（様式第19号）が公開されていますが、この様式の使用は必須ではなく、法令で定められた記載事項を満たしていれば、使用者が任意に作成した様式でも差し支えありません。縦書き・横書きといった形式にも特に決まりはなく、必要な項目がすべて含まれていることがポイントです。

また、帳簿の名称についても、「社員名簿」や「従業員名簿」など、実務に合わせた名称で管理されているケースがありますが、法定の記載事項が網羅されていれば問題はありません。

労働者名簿の参考様式は、 厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）」 からダウンロードすることができます。

労働者名簿の保存期間と罰則

労働者名簿の保存期間については、労働基準法第109条において、５年間と定められています。保存期間の起算日は、労働者名簿から当該労働者が除かれる日とされており、具体的には、退職または解雇された日、もしくは死亡した日から数えて5年間となります。なお、2020年の法改正により、労働者名簿を含む帳簿類の保存期間は5年間へ延長されることが定められました。ただし、現在は経過措置が設けられており、当分の間は従来どおり3年間の保存でも差し支えないとされています。

労働者名簿の作成義務に違反した場合には、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性があります。労働者名簿は、労働基準監督署の調査では必ず確認される重要な帳簿の一つです。未作成や記載内容の不備があると、是正指導にとどまらず、罰則の対象となるおそれもあるため、日頃から適切に作成・更新しておくことが大切です。

賃金台帳

賃金台帳とは

賃金台帳は、労働基準法第108条により、作成が義務付けられている帳簿で、事業場単位での作成が必要なことは、労働者名簿と同様です。賃金台帳は、賃金を支払う都度、遅滞なく記入することが求められており、事業の種類や規模（従業員数）にかかわらず、また、正社員・パート・アルバイトなどの雇用形態を問わず、すべての労働者を対象としています。なお、労働者名簿とは異なり、日雇いの労働者についても賃金台帳を作成する義務があります。

また、賃金台帳は、労働者名簿や年次有給休暇管理簿と併せて作成・管理することも認められています（労働基準法施行規則第55条の2）。

賃金台帳の記載事項

賃金台帳は、労働基準法によって、その記載内容が定められています。賃金台帳に記載すべき内容は、次の通りです。

雇用期間が1か月に満たない日雇い労働者についても、賃金台帳の作成対象となります。ただし、記載事項のうち、「賃金計算期間」については記入する必要はありません。

賃金台帳の様式

賃金台帳の様式については、常時雇用される労働者の場合は厚生労働省の「様式第20号」、日々雇い入れられる労働者（1か月を超えて引き続き使用される者を除く）については「様式第21号」により作成することが定められています。

もっとも、これらの様式は、法令で必要とされる記載事項の最低限を示したものであり、必ずしも所定の様式を使用しなければならないわけではありません。縦書き・横書きといった形式に決まりはなく、法定の記載事項が漏れなく記載されていれば、様式第20号・第21号以外の書式で作成しても差し支えありません。

賃金台帳の参考様式は、 厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）」 からダウンロードすることができます。

賃金台帳の保存期間と罰則

賃金台帳の保存期間は、労働基準法第109条により、原則として5年間と定められています。ただし、経過措置が設けられており、当分の間は3年間の保存とされています。そのため、現時点では3年間の保存が必要です。なお、保存期間の起算日は、当該労働者について最後に賃金を記載した日とされています。

賃金台帳の作成義務に違反した場合には、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性があります。また給与明細は、賃金の支給内容を確認するうえで有用な資料ではありますが、賃金台帳として求められる記載事項のすべてを満たしているとは限りません。そのため、給与明細のみをもって賃金台帳の代わりとすることはできません。

出勤簿

出勤簿とは

出勤簿とは、労働者の出退勤時刻や遅刻・早退など、日々の勤怠状況を記録するための帳簿です。出勤簿は、労働者名簿や賃金台帳と同様に、事業場ごとに作成することが求められます。

もっとも、労働者名簿や賃金台帳とは異なり、労働基準法には、出勤簿の作成を直接義務づける規定はありません。しかし、出勤簿やタイムカードなどの労働時間に関する記録は、労働基準法第109条に規定される「労働関係に関する重要な書類」に該当するとされており、保存する義務があります。

出勤簿の記載事項

賃金台帳に記載すべき内容は、次の通りです。

出勤簿の様式

出勤簿の記載方法や形式については、法令上の定めはありません。そのため、ExcelやWordで作成するほか、勤怠管理ソフトなどを利用して管理することも可能です。

また、出勤簿に関連して、使用者が自ら記録した始業・終業時刻の記録や、タイムカード・タイムレコーダーによる打刻データ、残業命令書およびその報告書、労働者が自ら労働時間を記録した労働時間報告書などがある場合には、労働時間に関する記録として保存しておく必要があります。

出勤簿の保存期間と罰則

出勤簿は、労働基準法第109条に定める「その他労働関係に関する重要な書類」に該当し、保存義務があります。従来、出勤簿の保存期間は3年間とされていましたが、2020年4月施行の「労働基準法の一部を改正する法律」により、賃金請求権の消滅時効が5年間に延長されたことを受け、出勤簿の保存期間も原則として5年間に変更されました。もっとも、現在は経過措置が適用されており、当分の間は3年間の保存でも差し支えないとされています。なお、保存期間の起算日は、当該労働者の最後の出勤日となります。

また、出勤簿の保存義務に違反した場合には、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性があります。日常的な管理を怠らず、適切に保存しておくことが重要です。

タイムカードと出勤簿の関係

出勤簿は、労働者の労働時間を正確に把握するための重要な帳簿です。 多くの企業では、出退勤時刻の記録手段としてタイムカードを利用していますが、 タイムカードは従業員本人による打刻が基本となるため、 代理打刻などにより、実際の労働時間を正確に反映していないケースも考えられます。

そのため、タイムカードのみを出勤簿の代わりとすることは通常不十分とされています。 タイムカードを出勤簿の作成に使用する場合には、 作業日報や残業申請書・残業許可書などの補足資料と照合し、 記録内容が実際の労働時間であることを確認する必要があります。

また、労働時間を客観的に把握・証明するため、 ICカードやスマートフォンなどのデジタル端末による打刻と、 出勤簿などの労働時間を記録する帳簿を併せて運用することが、 厚生労働省の考え方として示されています。
 厚生労働省：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

年次有給休暇取得管理簿

年次有給休暇管理簿とは

年次有給休暇管理簿とは、労働者ごとの年次有給休暇の付与日数や取得日数、残日数などの取得状況を管理・記録するための帳簿です。2019年（平成31年）4月から、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者について、使用者に対して年5日の年次有給休暇を確実に取得させるための時季指定義務が課されました。これに伴い、年次有給休暇管理簿の作成・保存が義務化されています。

対象者は年次有給休暇が与えられた労働者であり、正社員だけではなく、パート・アルバイト、有期雇用の従業員も含まれます。なお、年次有給休暇管理簿は、労働者名簿や賃金台帳と併せて作成・管理することが認められています（労働基準法施行規則第55条の2）。

年次有給休暇管理簿の記載事項

労働基準法施行規則に基づき、年次有給休暇管理簿には、少なくとも次の事項を記載する必要があります。

年次有給休暇管理簿の様式

管理簿の様式については、法令上、特に指定はありません。そのため、使用者が任意に作成した様式で差し支えありません。なお、作成にあたっては、労働者ごとに年次有給休暇の付与状況や取得状況が明確に分かる形で管理する必要があります。

年次有給休暇管理簿の保存期間と罰則

年次有給休暇管理簿は、当該年次有給休暇を付与した期間中およびその期間の満了後5年間保存しなければなりません。しかし、当分の間、改正前における賃金台帳などの記録の保存期間に合わせて3年とする経過措置が設けられています。

年次有給休暇管理簿を作成しなかった場合や、保存を怠った場合について、管理簿そのものに直接罰則を定めた規定はありません。しかし、年次有給休暇管理簿の作成・保存は労働基準法により義務づけられているため、対応が不十分な場合には、労働基準監督署から是正勧告を受ける可能性があります。

また、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者については、使用者に対して年5日の年次有給休暇を確実に取得させるための時季指定義務が課されています。この義務に違反し、年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合には、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性があります。なお、この罰則は、対象となる労働者1人ごと適用されます。

参考様式について

法定帳簿の参考様式は、厚生労働省や各都道府県等のホームページからダウンロードできる場合があります。自社様式でも運用は可能ですが、法令要件を満たす項目が揃っているかの確認が重要です。

「正しく管理」することが重要

法定帳簿は、単に作成して保管しておけばよいものではなく、法令に沿って正しく記載・更新し、適切な期間保存することが重要です。記載漏れや更新不足、保存期間の誤りがあると、労働基準監督署からの指導や是正勧告、場合によっては罰則の対象となる可能性もあります。

法定帳簿の整備や運用に不安がある場合は、早めに社会保険労務士などの専門家に相談することで、実務に合った管理方法を確認・見直すことが可能です。適切な帳簿管理は、労務トラブルの予防や、安心して事業運営を行うための大切な基盤となります。